Optymalizacja czasu pracy

Czy Tobie lub pracownikom Twojej firmy zdarza się przekraczać deadline lub nie dotrzymać harmonogramu?

Jeśli takie sytuacje się powtarzają to z pewnością zaczynasz powątpiewać w swoje możliwości organizacyjne, pojawia się uczucie rozczarowania, frustracja oraz niechęć do dalszego działania. Zastanów się, jakie są powody powstawania opóźnień w realizacji zadań, do najczęściej wymienianych należą: odkładanie pracy na ostatnią chwile, przyjmowanie na siebie zbyt dużej ilości zadań, brak motywacji do pracy, perfekcjonizm, a także problemy z organizacją pracy i błędne szacowanie czasu, potrzebnego na realizację zadania.

Jeśli nie zaczniesz temu przeciwdziałać to Ty lub Twoi pracownicy będą stopniowo przestawać lubić swoją pracę, a ich motywacja będzie się zmniejszać. Nie można dopuścić do takiej sytuacji!

Jak optymalizować czas pracy oraz zwiększać efektywność pracowników?

Podstawowym działaniem będzie określenie kluczowych zadań realizowanych przez poszczególnych pracowników na wybranych stanowiskach. Do tak przygotowanej listy kluczowych zadań należy przypisać średnią ich czasochłonność oraz częstotliwość ich występowania w skali miesiąca. Dzięki temu dowiemy się jaka jest czasochłonność wykonywanych zadań realizowanych przez poszczególnych pracowników. Porównać te informacje z czasem, którym dysponują pracownicy na przykład na podstawie informacji kadrowych. Ostatecznie należy podejmować systematyczne działania optymalizujące czas pracy w ramach ciągłego zwiększania efektywności pracowników.

Ile czasu tracimy w pracy?

64% 1 godzina lub mniej

22% 2 godziny

14% Ponad 3 godziny

Edukacja, a ilość traconego czasu

Większa ilość czasu jest zazwyczaj tracona przez osoby o wyższym wykształceniu. Istnieje możliwość, że wynika to z mniejszej nadzoru nad wykonywanymi przez nich zadaniami z racji na zajmowanie wyższych stanowisk.

Ilość traconego czasu, a wiek pracownika

Im młodszy pracownik, tym więcej czasu traci w pracy. Osoby urodzone w latach 1980-1985 tracą niemal 4 razy więcej czasu, niż osoby urodzone w latach 1930-1949.

1980-1985

1930-1949

Co nas odciąga od obowiązków?

Według serwisu salary.com oto lista rzeczy, które najbardziej wpływają na rozpraszanie uwagi w czasie pracy.

48%

Korzystanie z internetu

33%

Kontakty towarzyskie z pracownikami

30%

Własne interesy

19%

Prywatne telefony

15%

Przedłużone przerwy

Dlaczego tracimy czas w pracy?

46%

Brak satysfakcji z pracy

34%

Poczucie zbyt niskich zarobków

24%

Brak terminów wiążących

19%

Zbyt wiele godzin pracy

18%

Rozpraszający współpracownicy lub krewni

Jakie rzeczy związane z pracą nas rozpraszają?

54%

Poprawianie cudzej pracy

47%

Polityka biurowa

42%

Oczekiwanie na współpracownika projektu

42%

Spotkania lub wydarzenia firmowe

33%

Prace administracyjne

Jak zwiększyć produktywność?

Przekazuj zadania dalej, gdy jest to możliwe

Porzuć doskonałość

O ile wykonywanie dobrej pracy jest podstawą, o tyle perfekcja często nie i pochłania sporo czasu

Twórz mniejsze przedziały czasu w swoim planie

Praca ma tendencję do rozrastania się

Terminy ostateczne zwiększają produktywność

Pracuj najpierw nad nieprzyjemnymi zadaniami

Najtrudniejsze zadania wzbudzają niechęć do projektu. Zacznij od nich i zwiększ produktywność.

Stwórz listę zadań do zrobienia

Taka lista jest użyteczna, jeśli jest zorganizowana według priorytetów

Zajmij się papierkową robotą w całości od razu

Zamiast tracić czas na patrzenie od nowa na treść maila czy dokumentów - od razu się nimi zajmij

Przestań marnować czas w pracy

Zapisuj natychmiast przepracowane godziny z podziałem na dni, tygodnie lub miesiące.

Oprogramowanie oszczędza czas oferując dostosowane pola i różne sposoby wprowadzania czasu pracowników.

Szybko uzupełniaj wpisy dla wybranego pracownika lub pracowników dotyczące wakacji, zwolnień chorobowych i nadgodzin.

Przeglądaj dzięki oprogramowaniu Czas Pracy ogólną produktywność pracownika. Wyróżnij tych bardziej wydajnych oraz tych wymagających dodatkowego nadzoru lub zmniejszenia obciążenia zadaniami.

Źródło: http://blog.tempo.io/wp-content/uploads/2012/04/wasting-time-at-work-time-tracking-infographic.png

Wypróbuj za darmo