Optymalizacja czasu i kosztów pracy

Czy Tobie lub pracownikom Twojej firmy zdarza się przekraczać deadline lub nie dotrzymać harmonogramu? Jeśli takie sytuacje się powtarzają, to z pewnością zaczynasz powątpiewać w swoje możliwości organizacyjne, pojawia się uczucie rozczarowania, frustracja oraz niechęć do dalszego działania. Zastanów się, jakie są powody powstawania opóźnień w realizacji zadań.

Do najczęściej wymienianych powodów należą:

• Odkładanie pracy na ostatnią chwilę
• Przyjmowanie na siebie zbyt dużej ilości zadań
• Brak motywacji do pracy
• Perfekcjonizm
• Problemy z organizacją pracy
• Błędne oszacowanie czasu, potrzebnego na realizację zadania.

Jak optymalizować koszty pracy oraz zwiększać efektywność pracowników?

Aby skutecznie optymalizować czas pracy, zacznij od zidentyfikowania kluczowych zadań wykonywanych przez pracowników na poszczególnych stanowiskach. Następnie, do każdego z tych zadań przypisz średni czas ich trwania. Dzięki temu uzyskasz jasny obraz tego, ile czasu zajmują poszczególne zadania. Porównaj te dane z dostępnym czasem pracy pracowników, korzystając np. z danych kadrowych. Na koniec, wprowadź systematyczne działania mające na celu optymalizację czasu i kosztów pracy, dążąc do ciągłego wzrostu efektywności pracowników.

Ile czasu tracimy w pracy?

64% 1 godzina lub mniej

22% 2 godziny

14% Ponad 3 godziny

Edukacja, a ilość traconego czasu

Większa ilość czasu jest zazwyczaj tracona przez osoby o wyższym wykształceniu. Być może wynika to z mniejszego nadzoru nad wykonywanymi przez nich zadaniami z racji na zajmowanie wyższych stanowisk.

Co nas odciąga od obowiązków?

Na rozpraszanie uwagi w czasie pracy według serwisu salary.com najbardziej wpływa:

48%

Korzystanie z internetu

33%

Kontakty towarzyskie z pracownikami

30%

Własne interesy

19%

Prywatne telefony

15%

Przedłużone przerwy

Dlaczego tracimy czas w pracy?

46%

Brak satysfakcji z pracy

34%

Poczucie zbyt niskich zarobków

24%

Brak terminów wiążących

19%

Zbyt wiele godzin pracy

18%

Rozpraszający współpracownicy lub krewni

Jakie rzeczy związane z pracą nas rozpraszają?

54%

Poprawianie cudzej pracy

47%

Polityka biurowa

42%

Oczekiwanie na współpracownika projektu

42%

Spotkania lub wydarzenia firmowe

33%

Prace administracyjne

Jak zwiększyć produktywność?

Przekazuj zadania dalej, gdy jest to możliwe.

Porzuć doskonałość.

O ile wykonywanie dobrej pracy jest podstawą, o tyle perfekcja często nie i pochłania sporo czasu.

Twórz mniejsze przedziały czasu w swoim planie.

Praca ma tendencję do rozrastania się.

Terminy ostateczne zwiększają produktywność.

Pracuj najpierw nad nieprzyjemnymi zadaniami.

Najtrudniejsze zadania wzbudzają niechęć do projektu. Zacznij od nich i zwiększ produktywność.

Stwórz listę zadań do zrobienia.

Taka lista jest użyteczna, jeśli jest zorganizowana według priorytetów.

Zajmij się papierkową robotą w całości od razu.

Zamiast tracić czas na patrzenie od nowa na treść maila czy dokumentów - od razu się nimi zajmij.

Przestań marnować czas w pracy

Rejestruj czas pracy na bieżąco: Zapisuj przepracowane godziny z podziałem na dni, tygodnie lub miesiące, aby mieć pełną kontrolę nad czasem pracy.

Oszczędzaj czas dzięki automatyzacji: Nasze oprogramowanie oferuje dostosowane pola i różne sposoby wprowadzania czasu pracy, co znacznie przyspiesza proces rejestracji.

Szybko zarządzaj nieobecnościami: W łatwy sposób uzupełniaj wpisy dotyczące wakacji, zwolnień chorobowych i nadgodzin dla wybranych pracowników lub całych zespołów.

Monitoruj produktywność zespołu: Dzięki oprogramowaniu eczaspracy.pl możesz analizować ogólną produktywność pracowników, identyfikować najbardziej wydajnych oraz tych, którzy potrzebują dodatkowego wsparcia lub zmiany zakresu obowiązków.

Wypróbuj za darmo