Budżetowanie i rozliczanie projektów

Z perspektywy zarządzania projektami należy określić zdarzenia realizowane w ramach przedsiębiorstwa posiadające cechy projektu. W ramach organizacji rozróżniamy rodzaje realizowanych zdarzeń: 

• operacje, procesy - są to wszelkie działania powtarzalne 
• projekty - są to przedsięwzięcia tymczasowe 

Należy pamiętać, że według definicji projekt to zbiór unikalnych czynności, pozwalający na osiągnięcie określonego celu. Posiada sprecyzowane daty rozpoczęcia i zakończenia oraz określony poziom wykorzystania zasobów.

Przytoczona definicja obejmuje główne składowe projektu tj.:

• zbiór unikalnych czynności, czyli plan określonych zadań
• osiągnięcie określonego celu, czyli otrzymanie wymiernych, z góry założonych rezultatów projektu
• określone ramy czasowe projektu, na ogół powiązane ściśle z przyjętym harmonogramem
• wykorzystanie zasobów powiązane jest z wszelkimi zasobami finansowymi i technicznymi, które będą niezbędne do realizacji projektu

Z punktu widzenia prawidłowego budżetowania kosztów projektów stosuje się różne klasyfikacje. Podstawową jest podział kosztów ze względu na ich charakter tj.:

Koszty bezpośrednie, czyli wszystkie te koszty, które można jednoznacznie przypisać do konkretnego projektu. Można je łatwo zmierzyć i zabudżetować. 

Koszty pośrednie to koszty mogące być związane z większą liczbą projektów. W celu ich zabudżetowania niezbędne jest określenie sposobu ich alokacji – co w praktyce realizowane jest na kilka sposobów: 

• wg czasu pracy (np. wykorzystanie urządzeń) 
• wg powierzchni produkcyjnej (np. czynsz) 
• wg zatrudnienia w projekcie (np. fundusz premiowy) 
• jako procent kosztów materiałów (np. koszt zakupu) 

Planowanie budżetu projektowego jest ściśle związane z zarządzaniem projektem. Podczas tworzenia planu działań konieczne jest uwzględnienie wszystkich istotnych elementów projektu oraz określenie ich wzajemnych zależności. To podejście pozwala na dokładniejsze określenie niezbędnych kroków do realizacji projektu i ma istotny wpływ na precyzję planowania budżetu projektu.

Kontrola kosztów i czasu pracy

Kontrola i monitorowanie projektu realizowane są na ogół z uwzględnieniem dwóch najważniejszych parametrów: kosztów i czasu. Wyliczana jest na podstawie harmonogramu projektu i wyrażana w roboczogodzinach. Roboczogodziny określają czas spędzony przez pracownika nad zadaniem oraz realny koszt pojedynczej godziny tego pracownika.

Wartość zarobioną określamy na podstawie wyceny zawartej w budżecie oraz harmonogramie projektu. Koszt aktualny definiuje rzeczywiste wydatki w projekcie, liczone jako koszt wykonanej pracy oraz zaangażowanych materiałów.

System do rozliczania czasu pracy pomaga w optymalizacji kosztów pracy

Dzięki możliwości określenia stawek dla danego pracownika oraz ogólnego kosztu projektu możemy w intuicyjny sposób zarządzać wszelkiego rodzaju przekroczeniami budżetu na dany projekt. Nasza aplikacja do ewidencji czasu pracy to rejestrowanie czasu pracy na bieżąco, uwzględnianie urlopów pracowniczych i nadzór nad potencjalnymi opóźnieniami:

• Określenie stawek dla pracowników: system umożliwia precyzyjne określenie stawek godzinowych lub dziennej płacy dla każdego pracownika. To pozwala na uwzględnienie różnic w wynagrodzeniach w zależności od umiejętności, doświadczenia lub roli w projekcie.

• Zarządzanie budżetem projektu: system pozwala na określenie ogólnego kosztu projektu oraz jego etapów. Dzięki temu można monitorować i kontrolować wydatki w czasie rzeczywistym oraz dostosowywać budżet w miarę potrzeb.

• Kontrola przekroczeń budżetu: dzięki monitorowaniu pracy w czasie rzeczywistym system pozwala na wykrywanie wszelkiego rodzaju przekroczeń budżetu.

• Ewidencja czasu pracy na bieżąco w aplikacji webowej: aplikacja rejestruje czas pracy pracowników na bieżąco (przycisk start/stop dla projektu) lub z chwilą zakończenia dnia roboczego (arkusz z projektami online). Eliminuje to konieczność manualnego wypełniania przez jedną osobę arkuszy kalkulacyjnych. Każdy pracownik sam dba o rozliczanie się ze swoich zadań. To redukuje ryzyko błędów i wymusza sumienność w rozliczaniu się z powierzonych projektów. Całość dostępna na każdym urządzeniu poprzez przeglądarkę internetową.

• Uwzględnianie urlopów pracowniczych: system pozwala na dokładne śledzenie urlopów pracowników, co wpływa na precyzyjne rozliczanie czasu pracy. To zapobiega nadmiernym płacom za nieobecności i ułatwia planowanie zastępstw.

• Nadzór nad potencjalnymi opóźnieniami: cyfrowy dostęp do postępów w projektach (w tym nagłe przerzucenie zasobów ludzkich do innych projektów) to szybka reakcja i podejmowanie korekcyjnych działań, aby całość została zrealizowana zgodna z harmonogramem.

Wszystkie te możliwości pomagają firmom w optymalizacji kosztów pracy poprzez lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi i finansowymi, co z kolei przekłada się na efektywność projektów i zwiększa konkurencyjność na rynku.

Wypróbuj za darmo