Technologia wspierająca efektywne zarządzanie czasem

Efektywne zarządzanie czasem, to przede wszystkim mądre planowanie swoich zadań i realistyczna ocena możliwości ich wykonania w danym odcinku czasu. Rzecz, która wydaje się absolutnie podstawowa podczas codziennej rutyny zawodowej nieraz jest niewystarczająco sumiennie poddawana analizie. Lekceważymy konieczność weryfikowania swoich wyników. Spójrzmy szerzej na aspekt właściwego zastosowania technologii w efektywnym zarządzaniu zasobami czasowymi.

System rejestracji czasu pracy - dlaczego to takie ważne

Często rzeczy proste w naszym odczuciu powinny trwać krócej. Rzeczywistość jednak szybko to weryfikuje. Odczucie czasu jest czymś indywidualnym. Tak jak te wszystkie dobre chwile spędzone z przyjaciółmi wydają się krótsze, niż w rzeczywistości, tak rzeczy, które w naszym odczuciu trwały krócej - utrudniają nam obiektywne zaplanowanie ilości potrzebnego czasu.

Największą pułapką są zazwyczaj zadania trwające najkrócej, Przysłowiowe "zrobię to w 5 minut" często zmienia się w kwadrans lub nawet dłużej. Jeśli w grę wchodzi jedno mniejsze zadanie, to nie ma to większego wpływu na cały harmonogram. Jeśli jednak mamy dzień, w którym zaplanowaliśmy więcej takich zadań, to nagle się okazuje, że ilość wolnego czasu stopniała na naszych oczach, a na liście zadań wciąż jest duża ilość obowiązków. Jak więc ustrzec się niedoszacowań, które mogą być kosztowne? Warto przede wszystkim w pierwszej kolejności ocenić to, na ile obiektywne są początkowe szacunki. Z pomocą przychodzi tutaj funkcja start/stop w aplikacji eczas pracy. Funkcja start/stop zapobiega niedoszacowaniom czasu po stronie użytkownika. Do procesu podchodzimy dwuetapowo.

W pierwszym kroku wychodzimy z oszacowaniem tego, ile zasobów czasowych pochłoną mniejsze zadania. Zapamiętujemy, ile wydawało nam się, że potrzebujemy na wykonanie konkretnych, mniejszych rzeczy. W drugim kroku weryfikujemy nasze założenia. Wciskając start/stop w trakcie realizacji zadania w naszym systemie do rejestracji czasu pracy możemy z dużą dokładnością sprawdzić, ile faktycznie spędziliśmy na wykonaniu zadania. Oferowane przez nas narzędzie charakteryzuje prostota obsługi i jednocześnie skuteczność w aspekcie śledzenia czasu.

Mając obiektywnie zebrane dane możemy dokonać korekty przyszłych założeń. Jeśli według pierwotnych planów na zadanie potrzeba było 5 minut, a nasz licznik wskazuje, że zajęło nam to 10-15-20 minut, to odpowiednio mnożymy szacunkowy czas dla przyszłych zadań. Prawidłowa wycena jest wyznacznikiem rentowności projektów. Nie każda błędna wycena to efekt własnego rozleniwienia lub rozleniwienia danego pracownika. Zwyczajnie "łatwe" zadania, które umiemy zrobić od ręki są z natury niedoceniane. Myślimy o nich, że to będzie chwila. Chociaż pomyłki w wycenach zazwyczaj nie są bezwzględnie duże (jeśli zamiast 5 minut spędzimy nawet pół godziny, to wciąż jest to zadanie krótkie), to kluczem jest tutaj suma wszystkich pomyłek. Już przy 4 małych zadaniach może się okazać, że straciliśmy 1,5 godziny z czasu, który miał być przeznaczony na coś innego. Nawet dokładna wiedza o sposobie realizacji zadań, brak nieoczekiwanych przeszkód czy innych czynników niezależnych od nas nie chroni przed ich niedoszacowaniem. Warto dokonywać zderzenia wyobrażeń z rzeczywistością, by w późniejszym okresie pomyłki były mniejsze i rzadsze.

Kontrola czasu pracy

Gdy w grę wchodzi motywowanie pracowników do wydajniejszej pracy, aplikacje do raportowania aktywności są jednym z ważniejszych elementów. Świadomość, że pracownik może być kontrolowany, a jego zaangażowanie w projekty weryfikowane przez managerów, zwiększa jego produktywność. Przebywając na stanowisku zarządzającym w firmie, istotne jest, aby być świadomym tego, ile czasu nasi pracownicy poświęcają na poszczególne zadania, co stanowi kluczowy element efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi. Reagowanie na opóźnienia w harmonogramach chroni działalność przed utratą płynności finansowej. Bez wglądu w udział godzinowy naszych pracowników w różne projekty cały proces skutecznego kierowania firmą jest zagrożony. Z drugiej strony: odpytywanie każdej osoby niezależnie o to gdzie, kiedy i jak dużo czasu spędzała przy swoich obowiązkach byłoby uciążliwe dla obu stron. Aplikacja eczas pracy daje komfort kontroli, sprawowanej przez pracodawcę oraz bodziec do sumiennego rozliczania godzin przez pracowników.

Podsumowanie

Świadome zarządzanie czasem to działanie, opierające się o przemyślane i konstruktywne wnioski. Należy podchodzić z dystansem do własnych wyobrażeń o swojej efektywności. Twarde dane pokazują, że bez odpowiednich narzędzi łatwo jest utknąć we własnych przekonaniach o swoich możliwościach, mijając się przy tym z faktami. Aplikacja, którą dostarczamy pomaga w tym, by te wyobrażenia przynajmniej zbliżały się do rzeczywistości. Analiza wydajnościowa pomoże Tobie w podejmowaniu bardziej racjonalnych decyzji w miarę nabywania konkretnych informacji, związanych z wydajnością. To pierwszy krok do lepszego planowania swoich harmongramów w przyszłości, ale też lepszego zarządzania harmonogramami swoich współpracowników.