Case Study

eCzasPracy.pl – wszystkie potrzebne dane w jednym raporcie

Firma: Polpak Sp. z o.o., specjalizuje się w projektowaniu i produkcji maszyn oraz linii pakujących, dostosowanych do indywidualnych potrzeb Klientów. Z aplikacji eCzasPracy.pl korzysta od 2025 roku.

Potrzeby Klienta: Potrzebny był system rejestracji czasu pracy konstruktorów i specjalistów uwzględniający podział na projekty oraz specyficzną organizację pracy w firmie. System miał ponadto umożliwiać rozliczanie pracy wg różnych stawek w zależności od tego, czy przepracowane godziny były nadliczbowe i czy miały miejsce w dzień powszedni, weekend czy święto. Wybrano serwis eCzasPracy.pl ze względu na indywidualne podejście i możliwość dostosowania aplikacji do wymagań Klienta.

Realizacja: Żeby spełnić wymagania Klienta udostępniliśmy aplikację wraz z dodatkowym dedykowanym raportem, który zawierał zestawienia przepracowanych godzin w podziale na dni powszednie, weekendy i święta oraz uwzględniał godziny nadliczbowe. Dzięki temu Klient otrzymał wszystkie potrzebne dane w jednym raporcie.

Efekty: System eCzasPracy.pl doskonale sprawdził się w rejestracji czasu pracy zespołu konstruktorów, którzy często pracują poza biurem, nie zawsze w dni powszednie i nie zawsze w standardowych godzinach. Często pracują zdalnie albo u Klientów. Dzięki aplikacji dostępnej online Pracownicy firmy mogą wprowadzać bądź uzupełniać swój czas pracy w różnych porach i z różnych miejsc w intuicyjnym interfejsie, nie tracąc czasu na samodzielne sporządzanie odpowiednich sprawozdań.

Z wprowadzonych danych system eCzasPracy.pl generuje automatycznie zestawienia przepracowanych godzin przez każdego specjalistę w konkretnych projektach, w rozbiciu na godziny rozliczane według różnych, indywidualnych stawek. Zestawienie w postaci jednolitego, przejrzystego raportu wykorzystywane jest w rożnych działach firmy. Trafiają do kontrolera produkcji, do menadżerów, do działu kadr, a nawet do Prezesa firmy. Wyniki raportu mają istotny wpływ na zarządzanie procesami w firmie. Służą nie tylko rozliczaniu projektów, lecz również organizowaniu produkcji. Na podstawie danych z raportów możemy określić, ile roboczogodzin potrzebnych jest na zbudowanie maszyny. Możemy łatwiej planować i organizować projekty oraz precyzyjniej szacować wyceny kolejnych zamówień – mówi Justyna Bartczak z firmy Polpak.  

Istotna dla Klienta jest też przejrzystość raportu. Daje on natychmiastowy obraz podsumowań potrzebnych w różnych działach i gotowy materiał do wykorzystania w innych narzędziach. W raporcie otrzymujemy tylko potrzebne dane bez zbędnych informacji i skomplikowanych formuł – mówi Justyna Bartczak, przedstawicielka firmy Polpak – Nie musimy ich filtrować. Od razu mamy widok tego, co dla nas ważne.  

Korzyści wskazane przez Klienta: szybkość pozyskiwania danych, natychmiastowy podgląd stanu i kosztów realizacji projektów, dokładniejsze planowanie produkcji, oszczędność czasu.

eCzasPracy.pl trafia w punkt

Firma: Intech Technical Documentation Sp. z o.o., specjalizuje się w opracowywaniu nowoczesnej dokumentacji technicznej dla przemysłu, lotnictwa i sektora obronnego. Około 20-osobowy zespół  tworzą doświadczeni inżynierowie i technical writerzy. Z aplikacji eCzasPracy.pl korzysta od 2022 roku.

Potrzeby Klienta: Firma poszukiwała prostego systemu rejestracji czasu pracy dla swoich specjalistów wykonujących dokumentację techniczną dla czołowych producentów sprzętu przemysłowego i lotniczego. System miał nie tyle kontrolować pracowników, lecz umożliwiać lepsze planowanie i dystrybucję czasu na realizację poszczególnych projektów.

Wybór padł na eCzasPracy.pl ze względu na jego intuicyjność i rejestrację czasu w podziale na projekty.

Realizacja i efekty: W praktyce system spełnił oczekiwania Klienta. Ważna okazała się jego elastyczność, zwłaszcza w zarządzaniu projektami i przypisywaniu do nich Pracowników. W firmie, w której wszyscy mogą robić właściwie wszystko i częsta jest rotacja projektów i zespołów nad nimi pracujących, ta cecha okazała się bardzo istotna. Bardzo przydatne dla Klienta stały się raporty generowane na podstawie zarejestrowanych godzin pracy, zwłaszcza raport projektowy i miesięczny. Umożliwiają  szybki podgląd realizacji i kosztów projektów. Raporty dają informację kto ile czasu poświęca na konkretne zadania, co jest bardzo ważne dla zarządzania procesami w firmie. Firma wykorzystuje też raporty do rozliczeń z Kontrahentami. Wyliczanie wszystkich potrzebnych zestawień bez aplikacji eCzasPracy.pl byłoby czasochłonne i uciążliwe.

Ceniona w firmie jest łatwość użycia aplikacji: Owszem, są inne bardziej rozbudowane systemy, ale kosztują odpowiednio więcej, a dla nas przydatne byłoby może 10% ich funkcjonalności – mówi Arkadiusz Kaczorowski z Zarządu Intech Technical Documentation – Tymczasem eCzasPracy.pl wykorzystujemy w 100%. Dlatego też potrafimy docenić funkcjonalność eCzasPracy, który po prostu trafia w punkt.

Arkadiusz Kaczorowski zwraca jeszcze uwagę na inną zaletę systemu. Nie jest obciążający dla Pracowników, nie wprowadza dodatkowych formalizmów, których specjaliści w firmie i tak mają dużo do spełnienia z racji charakteru wykonywanych prac i związanych z nimi rygorów.

Korzyści wskazane przez Klienta: zautomatyzowanie wielu czynności, oszczędność czasu.