Case Study

eCzasPracy.pl – pokazuje, gdzie uciekają pieniądze

Firma: 2M Studio Pracownia Projektowa wykonuje kompleksowe projekty architektoniczno-budowlane dla klientów prywatnych i instytucjonalnych. Zapewnia kontrolę nad całością realizacji projektu, od koncepcji do nadzoru budowlanego. Z systemu eCzasPracy.pl korzysta od 2024 roku.

Potrzeby Klienta: Aplikacja do kontrolowania czasu pracy w całym procesie wykonania projektu – od momentu podpisania umowy po końcową realizację i odbiór. Klient ze względu na specyfikę działania firmy projektowej wymagał odpowiednich narzędzi do rejestracji czasu przeznaczonego na różne projekty w podziale na podprojekty oraz etapy prac.

Realizacja: Klient wybrał aplikację eCzasPracy.pl ze względu na funkcje, które spełniały jego wymagania, zwłaszcza możliwość naliczania czasu pracy w trybie start-stop. Była przy tym tańsza niż konkurencyjne bardziej rozbudowane systemy dostępne na rynku.

Efekty: Aplikacja rozwiązała najważniejszy dla Klienta problem, jaki pojawił się wraz z powiększeniem zespołu: spowodowała lepszą kontrolę nad czasem przeznaczanym przez wszystkich pracowników i współpracowników na poszczególne projekty i tym samym pokazywała rzeczywiste koszty, jakie firma ponosiła na ich realizację. 

Przed korzystaniem z aplikacji trudniej było nam precyzyjnie ocenić rzeczywisty nakład pracy przy poszczególnych projektach – przyznaje Marcin Marczak, właściciel 2M Studio – Aplikacja pokazała nam, że część projektów była wyceniana poniżej faktycznego zaangażowania zespołu. I dodaje: Specyfiką naszego zawodu jest to, że projekty często się przeciągają w czasie, nie z winy Wykonawcy, ale np. z powodu postępowań administracyjnych, czekania na wszystkie zgody na poszczególnych etapach realizacji, czy po prostu z powodu wprowadzanych zmian przez inwestora. Przez to też są wykonywane z przerwami. eCzasPracy.pl umożliwił nam liczenie całkowitego nakładu pracy na projekt z uwzględnieniem zmian w harmonogramie, przerw i ogólnie nieciągłości w jego wykonywaniu. Dzięki rejestrowaniu czasu pracy w trybie start-stop z dokładnością do minut i łatwym przełączaniem się między projektami, możemy zapisywać czas najdrobniejszych czynności w projekcie, np. każdy telefon w sprawie projektu odebrany poza  harmonogramem. Jest to niezwykle pomocne, gdy realizuje się kilka projektów równolegle i każdy z nich ma swoje podprojekty. Dzięki temu jesteśmy w stanie rzetelnie wykazać przed inwestorem przeznaczony czas całkowity poświęcony na projekt z podziałem na jego różne elementy i dodatkowe zlecenia. Dla nas ważna jest też wiedza, ile rzeczywiście kosztował projekt, gdyż pozwala lepiej wyceniać kolejne.

Korzyści wskazane przez Klienta kontrola czasu poświęconego na projekty, identyfikacja rzeczywistych kosztów, możliwość udokumentowania przed inwestorami dodatkowego nakładu pracy.  

eCzasPracy.pl – kontrola nad budżetami projektów

Firma: Biuro Architektoniczne Plewa Sp. z o.o. Sp.k.  wykonuje projekty architektoniczne i inżynieryjne. Firma kładzie szczególny nacisk na piękno architektury, które upatruje w prostocie formy, funkcjonalności i przemyślanym detalu. Z systemu eCzasPracy.pl korzysta od 2024 roku.

Potrzeby Klienta: Prosta i funkcjonalna aplikacja do monitorowania budżetu projektowego umożliwiająca edytowanie projektów i stawek godzinowych Pracowników.

Realizacja: Klient szukał dedykowanego systemu dla swojej firmy. Za wyborem eCzasPracy.pl przemawiała funkcjonalność aplikacji odpowiadająca potrzebom Klienta oraz elastyczne podejście operatora serwisu do współpracy z Klientem. Inne analizowane systemy były zbyt rozbudowane i zaprojektowane dla bardzo dużych przedsiębiorstw lub nie gwarantowały stabilności w kolejnych latach.

Efekty: Klient korzysta przede wszystkim z raportu budżetowego dającego natychmiastowy podgląd stanu poniesionych kosztów w realizacji projektów w stosunku do zaplanowanego budżetu. System na bieżąco wylicza z liczby przepracowanych godzin i stawek godzinowych sumę dotychczasowych wydatków i porównuje je z wartością zaplanowaną dla projektu. Jest to najszybszy sposób na sprawdzenie aktualnego stanu budżetu każdego projektu.

Mamy kontrolę nad wykorzystaniem budżetu projektu, od razu widzimy, czy budżet został już przekroczony, czy też kształtuje się na zaplanowanym poziomie – mówi Prezes Zarządu, Mariusz Plewa – Dzięki gromadzonym w systemie informacjom historycznym możemy też budować własną bazę wiedzy, która pozwala precyzyjniej planować kolejne budżety na projekty. 

Korzyści wskazane przez Klienta: bieżąca kontrola budżetów, lepsze szacowanie kosztów projektów.  

eCzasPracy.pl – prostsze rozliczanie projektów

Firma: GEOLIDA Sp. z o.o. – firma geodezyjna specjalizująca się w kompleksowej obsłudze inwestycji infrastrukturalnych oraz w modernizacji ewidencji gruntów i budynków. Korzysta z systemu eCzasPracy.pl od 2017 roku.

Potrzeby Klienta: Nieskomplikowane narzędzie do rozliczania kosztów projektów.

Realizacja i efekty: Klient znalazł ofertę eCzasPracy.pl w internecie. Po przetestowaniu aplikacji uznał, że jest to idealne narzędzie dla jego firmy. Klient korzysta głównie z raportów pozwalających zobaczyć ogólne koszty prowadzonych projektów na podstawie liczby przepracowanych przez jego specjalistów godzin pracy i wprowadzonych stawek za godzinę, które mogą być inne dla różnych Pracowników. Klient ceni zautomatyzowanie tworzenia podsumowań kosztów, dzięki któremu nie musi ich wyliczać samodzielnie. Raporty udostępniane przez system dają mu obraz ponoszonych kosztów na bieżące projekty, ale też orientację na przyszłość, gdyż na podstawie wcześniejszych wyliczeń może precyzyjniej oszacować cenę za następne zamówienia. Jest to bardzo przydatne  zwłaszcza przy składaniu ofert w przetargach. Otrzymujemy bardzo potrzebny raport kosztów – mówi Przemysław Kuklicz, Prezes Zarządu spółki Geolida – który pozwala nam od razu zobaczyć, czy projekt kosztuje więcej niż zakładaliśmy, czy też mniej i dzięki temu mamy oszczędności. Często też korzystamy z poprzednich podsumowań kosztów projektów, żeby lepiej planować i wyceniać kolejne zamówienia.

Klient docenia też funkcjonalność serwisu umożliwiającą wysyłanie powiadomień o zbliżającym się  terminie badań lekarskich Pracowników. Dzięki temu każdy z Pracowników może zaplanować  ich realizację, a dział Kadr ma aktualne informacje zawsze pod ręką.

Korzyści wskazane przez Klienta: zautomatyzowanie wyliczeń, lepsze szacowanie kosztów projektów,  oszczędność czasu.

eCzasPracy.pl – wszystkie potrzebne dane w jednym raporcie

Firma: Polpak Sp. z o.o., specjalizuje się w projektowaniu i produkcji maszyn oraz linii pakujących, dostosowanych do indywidualnych potrzeb Klientów. Z aplikacji eCzasPracy.pl korzysta od 2025 roku.

Potrzeby Klienta: Potrzebny był system rejestracji czasu pracy konstruktorów i specjalistów uwzględniający podział na projekty oraz specyficzną organizację pracy w firmie. System miał ponadto umożliwiać rozliczanie pracy wg różnych stawek w zależności od tego, czy przepracowane godziny były nadliczbowe i czy miały miejsce w dzień powszedni, weekend czy święto. Wybrano serwis eCzasPracy.pl ze względu na indywidualne podejście i możliwość dostosowania aplikacji do wymagań Klienta.

Realizacja: Żeby spełnić wymagania Klienta udostępniliśmy aplikację wraz z dodatkowym dedykowanym raportem, który zawierał zestawienia przepracowanych godzin w podziale na dni powszednie, weekendy i święta oraz uwzględniał godziny nadliczbowe. Dzięki temu Klient otrzymał wszystkie potrzebne dane w jednym raporcie.

Efekty: System eCzasPracy.pl doskonale sprawdził się w rejestracji czasu pracy zespołu konstruktorów, którzy często pracują poza biurem, nie zawsze w dni powszednie i nie zawsze w standardowych godzinach. Często pracują zdalnie albo u Klientów. Dzięki aplikacji dostępnej online Pracownicy firmy mogą wprowadzać bądź uzupełniać swój czas pracy w różnych porach i z różnych miejsc w intuicyjnym interfejsie, nie tracąc czasu na samodzielne sporządzanie odpowiednich sprawozdań.

Z wprowadzonych danych system eCzasPracy.pl generuje automatycznie zestawienia przepracowanych godzin przez każdego specjalistę w konkretnych projektach, w rozbiciu na godziny rozliczane według różnych, indywidualnych stawek. Zestawienie w postaci jednolitego, przejrzystego raportu wykorzystywane jest w rożnych działach firmy. Trafiają do kontrolera produkcji, do menadżerów, do działu kadr, a nawet do Prezesa firmy. Wyniki raportu mają istotny wpływ na zarządzanie procesami w firmie. Służą nie tylko rozliczaniu projektów, lecz również organizowaniu produkcji. Na podstawie danych z raportów możemy określić, ile roboczogodzin potrzebnych jest na zbudowanie maszyny. Możemy łatwiej planować i organizować projekty oraz precyzyjniej szacować wyceny kolejnych zamówień – mówi Justyna Bartczak z firmy Polpak.  

Istotna dla Klienta jest też przejrzystość raportu. Daje on natychmiastowy obraz podsumowań potrzebnych w różnych działach i gotowy materiał do wykorzystania w innych narzędziach. W raporcie otrzymujemy tylko potrzebne dane bez zbędnych informacji i skomplikowanych formuł – mówi Justyna Bartczak, przedstawicielka firmy Polpak – Nie musimy ich filtrować. Od razu mamy widok tego, co dla nas ważne.  

Korzyści wskazane przez Klienta: szybkość pozyskiwania danych, natychmiastowy podgląd stanu i kosztów realizacji projektów, dokładniejsze planowanie produkcji, oszczędność czasu.

eCzasPracy.pl trafia w punkt

Firma: Intech Technical Documentation Sp. z o.o., specjalizuje się w opracowywaniu nowoczesnej dokumentacji technicznej dla przemysłu, lotnictwa i sektora obronnego. Około 20-osobowy zespół  tworzą doświadczeni inżynierowie i technical writerzy. Z aplikacji eCzasPracy.pl korzysta od 2022 roku.

Potrzeby Klienta: Firma poszukiwała prostego systemu rejestracji czasu pracy dla swoich specjalistów wykonujących dokumentację techniczną dla czołowych producentów sprzętu przemysłowego i lotniczego. System miał nie tyle kontrolować pracowników, lecz umożliwiać lepsze planowanie i dystrybucję czasu na realizację poszczególnych projektów.

Wybór padł na eCzasPracy.pl ze względu na jego intuicyjność i rejestrację czasu w podziale na projekty.

Realizacja i efekty: W praktyce system spełnił oczekiwania Klienta. Ważna okazała się jego elastyczność, zwłaszcza w zarządzaniu projektami i przypisywaniu do nich Pracowników. W firmie, w której wszyscy mogą robić właściwie wszystko i częsta jest rotacja projektów i zespołów nad nimi pracujących, ta cecha okazała się bardzo istotna. Bardzo przydatne dla Klienta stały się raporty generowane na podstawie zarejestrowanych godzin pracy, zwłaszcza raport projektowy i miesięczny. Umożliwiają  szybki podgląd realizacji i kosztów projektów. Raporty dają informację kto ile czasu poświęca na konkretne zadania, co jest bardzo ważne dla zarządzania procesami w firmie. Firma wykorzystuje też raporty do rozliczeń z Kontrahentami. Wyliczanie wszystkich potrzebnych zestawień bez aplikacji eCzasPracy.pl byłoby czasochłonne i uciążliwe.

Ceniona w firmie jest łatwość użycia aplikacji: Owszem, są inne bardziej rozbudowane systemy, ale kosztują odpowiednio więcej, a dla nas przydatne byłoby może 10% ich funkcjonalności – mówi Arkadiusz Kaczorowski z Zarządu Intech Technical Documentation – Tymczasem eCzasPracy.pl wykorzystujemy w 100%. Dlatego też potrafimy docenić funkcjonalność eCzasPracy, który po prostu trafia w punkt.

Arkadiusz Kaczorowski zwraca jeszcze uwagę na inną zaletę systemu. Nie jest obciążający dla Pracowników, nie wprowadza dodatkowych formalizmów, których specjaliści w firmie i tak mają dużo do spełnienia z racji charakteru wykonywanych prac i związanych z nimi rygorów.

Korzyści wskazane przez Klienta: zautomatyzowanie wielu czynności, oszczędność czasu.